EMPRESAS
Expertos en gestión empresarial señalan que las nuevas tecnologías de gestión hacen referencia al software de gestión, una herramienta que está ocupando un rol determinante en el proceso de digitalización de las pymes en el mundo. De acuerdo con el director de Negocios Internacionales de PHC Software, Joao Sampaio, la presencia de un software de gestión o ERP en las empresas se ha convertido en un factor indispensable para responder ágilmente a las exigencias del mercado.
Explica que “cuando una empresa logra tener en una pantalla toda la historia de un proveedor o de un cliente y su relación con el negocio, se logra ser más preciso y ofrecer una mejor experiencia en todos los puntos de contacto”.
“No hay necesidad de estar viendo cuadernos, ni de buscar datos en hojas de cálculo, porque el software contiene toda la información de las diferentes áreas y arroja resultados de manera automática”, afirma.
Considera que con esta herramienta se puede optimizar la productividad y rentabilidad de una empresa de 26% a 30%, así como ahorrar costos y tiempo. Sin embargo, explica que, como en todo proceso de adaptación a nuevas demandas, hay cuatro pasos básicos que una pyme debe considerar para decidir su digitalización y obtener los resultados esperados.
1 Identificar las áreas críticas
Para encaminarse a la digitalización, según PHC Software, se debe identificar las áreas más críticas de la empresa. Por lo general, las áreas de contabilidad y finanzas son las que requieren con mayor urgencia un soporte tecnológico en una pyme. No obstante, teniendo el área de contabilidad digitalizada; el tema de cobros, pagos y facturas se realizarían de manera automática y con resultados precisos. Por otro lado, contar con el área financiera digitalizada ayudaría a las empresas en su relación con el Estado, ya que la actividad financiera se realizaría en un marco de transparencia.
2 Implementación
Según Sampaio, un paso determinante para que la empresa se adapte al software de gestión es realizar su implementación por partes. En ese sentido, recomienda digitalizar primero una o dos áreas críticas, como contabilidad y finanzas. “Es importante primero digitalizar un área o dos para que el dueño y los colaboradores se acostumbren a su uso y descubran su potencial”, sugiere el experto en digitalización de empresas. Manifiesta que luego de implementar un software de gestión para el área de contabilidad y finanzas, se podría ampliar los alcances del mismo software e introducir la información de back office, stocks, logística, entre otros.
3 Informarse y tener voluntad
Conocer los beneficios y las experiencias de éxito con la tecnología de gestión es el primer paso para convencerse de que es una herramienta necesaria para su negocio. Conocer, por ejemplo, que con un software de gestión ERP se podrían ahorrar costos en un 20% como mínimo o que los colaboradores de ciertas áreas tendrían más tiempo para realizar las funciones que aportan valor a la empresa y no enfocarse en actividades mecánicas. “Que el dueño tome conciencia de las ventajas de la digitalización y tenga la voluntad de adaptarse a los cambios es el primer gran paso a la transformación digital”.
4 Implicar a la planilla
Capacitar a la planilla sobre el potencial del software de gestión para facilitar sus tareas y agilizar los procesos de las empresas es un paso clave. De igual forma, organizar a los colaboradores y delegar un responsable del proyecto de digitalización. El compromiso de los colaboradores hará que la implementación de una solución de gestión en la empresa resulte una verdadera inversión.