Derecho
Periodista
pbuendia@editoraperu.com.pe
El objetivo es proporcionar un marco normativo que regule y uniformice la gestión documental en la entidad, así como establecer los criterios para los cuatro pasos antes señalados según el modelo de gestión documental.
La directiva, que se aprobó mediante la Resolución N° 169-2022-CG, precisa que sus disposiciones serán de obligatorio cumplimiento por todos los funcionarios y servidores de los órganos y unidades orgánicas de la institución.
De acuerdo con el mencionado modelo, en la norma se incluyen los cuatro procesos de gestión documental que se desarrollan de manera sistemática: recepción, emisión, despacho y archivo. Estos son el resultado de las actividades que ejecuta la Contraloría en función de sus competencias, agrega.
El primero de los nombrados, explica, consiste en recibir, registrar y derivar los documentos externos que presenten los administrados mediante los canales de recepción oficial de la institución, así como recibir las comunicaciones de los órganos y/o unidades orgánicas de la entidad.
La emisión es la generación de un documento en formato digital por el Sistema de Gestión Documental (SGD), lo cual representa elaborarlo, consignar las referencias respectivas, adjuntar los archivos necesarios, visarlo –de corresponder– y firmarlo digitalmente, señala la directiva.
La norma indica también que el archivo incluye el desarrollo de los procesos de organización, descripción, selección, conservación y servicio en el archivo central, archivos de gestión y archivos desconcentrados en el contexto del modelo de gestión documental.Al respecto, subraya, se implementarán medidas para optimizar la gestión de los documentos en soporte papel y electrónico (documento archivístico digital) desde su elaboración hasta su disposición final, procurando su conservación de acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Archivos.
El despacho consiste en el proceso de envío de los documentos oficiales de la Contraloría, mediante sus medios de remisión, tanto de los internos como de los externos emitidos por la entidad, así como de los externos presentados por las unidades de recepción documental, detalla la directiva.
Para cautelar la integridad, disponibilidad y confidencialidad del SGD y otras aplicaciones complementarias a la gestión documental, los datos personales se tratarán de manera legal y lícita, así como se recogerán con fines determinados, explícitos y legítimos. No recibirán un tratamiento incompatible con esos fines, anota.
Además, serán exactos y, cuando sea necesario, actualizados. La norma indica que deberán tomarse todas las medidas razonables para que los datos inexactos o incompletos, con respecto a los fines para los que se recogieron o trataron posteriormente, se supriman o rectifiquen, recalca.
La norma subraya que los datos se utilizarán únicamente para los fines institucionales, no se podrán transferir y ceder a terceros, salvo que sean para el uso de la Contraloría.
En el tema de la inclusión digital, a fin de conseguir la igualdad de oportunidades y aprovechamiento de los servicios digitales, la entidad establecerá medidas que permitan evitar la exclusión y que promuevan la eliminación de barreras existentes en el acceso a la tecnología, enfatiza.
En este contexto, señala, la Contraloría promoverá el desarrollo de infraestructuras tecnológicas que faciliten el acceso a los servicios digitales y mecanismos de validación de la información.
El cumplimiento de lo establecido en la directiva será progresivo para los órganos de control institucional (OCI) en la medida en que cuenten con las condiciones mínimas para el uso del SGD y “conforme a los señalado en la Directiva N° 011-2018-SG/GPL ‘Directiva para la implementación de la incorporación de los órganos de control institucional a la Contraloría General de la República’ y sus modificatorias”, afirma.
En forma excepcional, por el estado de emergencia nacional decretado por el Poder Ejecutivo, se facilitará la presentación por mesa de partes virtual de documentos con firma manuscrita escaneada (firma digitalizada o escaneada).
Si se da este caso, el documento señalará el nombre completo, número de documento nacional de identidad (DNI), cargos y otros datos que posibiliten su completa identificación, puntualiza.
En uno de sus anexos, la Directiva N° 009-2022-CG/DOC precisa las definiciones de los documentos oficiales para la Contraloría, entre los que figuran el acta, carta, cédula de notificación y constancia de acreditación.
Además del decreto, se suman la ficha técnica de evento internacional, hoja de envío, hoja informativa y hoja informativa profesional. Se detallan también las características de los informes de órgano instructor, de precalificación y único de órgano instructor-sancionador. Completan la lista las definiciones del memorando, memorando circular, oficio, oficio circular, proveído y de la resolución.
Para elaborar los documentos, se tendrán en cuenta los márgenes superior e inferior de 2.5 cm y de 3 cm para los lados derecho e izquierdo. La letra será Arial 10 con interlineado simple, anota.
Precisa que “cuando el documento tenga más de una página, se incluirá la numeración respectiva en la esquina derecha de la página con letra Arial, tamaño 8”.
Como encabezado de los documentos internos y externos figurará el logo de la Contraloría en la parte superior central. Debajo del distintivo, se consignará la denominación oficial del decenio y debajo la denominación del año para el sector público, precisa.
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