Derecho
La Conapj será la responsable del Sistema Nacional de Archivo del Poder Judicial a escala nacional.
Para tal fin, mediante Resolución N° 0407-2022-CE-PJ, aprobó la Directiva N° 023-2022-CE-PJ ‘Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial-Versión 02’, cuyos alcances serán de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias de la institución que tengan participación en el archivo de documentos.
La directiva busca organizar el Sistema Nacional de Archivos del Poder Judicial, manejar documentos administrativos y jurisdiccionales, e integrar normativamente el funcionamiento de los diferentes niveles de archivos en la institución.Así, aplicará normas, procedimientos u otras disposiciones que garanticen el óptimo tratamiento, conservación, custodia, traslado y servicio del patrimonio documental, el cual se rige bajo la legislación emitida por el Archivo General de la Nación .
[Lea también:Ministerio Público del Callao pide más de 7 años de cárcel para excongresista Víctor Albrecht]A partir de la vigencia de la directiva, todos los órganos jurisdiccionales, dependencias administrativas y unidades orgánicas deberán organizar, conservar, custodiar y remitir los documentos jurisdiccionales y administrativos al archivo de gestión y archivo desconcentrado.
A la par, indica que el Sistema Nacional de Archivos del PJ estará conformado por los archivos de gestión (archivos modulares y administrativos), archivos desconcentrados y archivos periféricos.
La finalidad, recalca, es regular e integrar técnica y normativamente el funcionamiento de los diferentes niveles de archivo, mediante normas, directivas u otras disposiciones que garanticen el correcto tratamiento, conservación y servicio archivístico de los órganos jurisdiccionales.
El sistema estará integrado por la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial (Conapj), la Subcomisión Distrital de Archivos, los archivos de gestión, los archivos desconcentrados y los archivos periféricos.
Su misión es proteger y defender el patrimonio documental del Poder Judicial; contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional de la institución; y cautelar y difundir los valores de la identidad institucional y judicial.
Además, fomentar la investigación científica y tecnológica mediante el servicio de los fondos documentales del PJ; asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos archivísticos; y evitar la sobrecarga de los repositorios mediante la implementación de procesos técnicos archivísticos vigentes.
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La directiva precisa que las presidencias de las cortes superiores de justicia conformarán las subcomisiones distritales de archivos de sus distritos judiciales, y designarán a los responsables de la organización de los archivos administrativos y jurisdiccionales, a solicitud de la Conapj.
En la creación de subcomisiones distritales del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial (CEPJ), Corte Suprema de Justicia, Oficina de Control de la Magistratura (Ocma)/Autoridad Nacional de Control y gerencia general, Oficina Nacional de Apoyo a la Justicia de Paz (Onajup) y Oficinas Distritales de Apoyo a la Justicia de Paz (Odajup) emitirán cada una su resolución que aprueba su conformación, anota.
La norma precisa que la Conapj será la responsable del Sistema Nacional de Archivo del PJ a escala nacional e impulsará la normativa en los ámbitos jurisdiccional, administrativo y digital.
Para fortalecer las coordinaciones y garantizar las implementaciones de las políticas archivísticas a escala nacional dentro del Poder Judicial, será necesario que cada distrito judicial conforme una subcomisión distrital de archivos, que tenga en cuenta además las estructuras orgánicas vigentes de cada dependencia, área o unidad orgánica, anota.Por otro lado, señala que los archivos de gestión del Poder Judicial estarán conformados por los archivos modulares por especialidad y los archivos administrativos.
En el primer caso, detalla, son los que pertenecen a los órganos jurisdiccionales y tiene la responsabilidad de custodiar los documentos o piezas escritas que registran los actos procesales (expedientes judiciales) de un juicio o proceso judicial y que aún se encuentren en trámite o que no hayan concluido definitivamente. Así también los documentos que se originan dentro del órgano jurisdiccional y que no están integrados a un expediente judicial.
Mientras, los archivos administrativos son los que pertenecen a cada área o dependencia administrativa, la cual tiene la responsabilidad de custodiar los documentos o piezas escritas que registran los actos dentro de la institución (legajos o expedientes administrativos) realizados en un trámite o proceso administrativo y que aún están en trámite o no tengan la condición de acto firme.
La Directiva N° 023-2022-CE-PJ ‘Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial-Versión 02’ precisa que el CEPJ, gerencia general, Ocma/Autoridad Nacional de Control, cortes superiores de justicia y Corte Suprema de Justicia de la República contarán con su propio archivo desconcentrado.
Este tipo de archivo se encargará de custodiar los documentos administrativos y/o jurisdiccionales de cada distrito judicial cuyos procesos ya concluyeron, fenecieron u obtuvieron la condición de archivo definitivo.
Asimismo, planificará, organizará, dirigirá, normará, coordinará, ejecutará y controla los procesos, procedimientos y actividades archivísticas en el ámbito de cada corte; así como estará a cargo de la conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión.
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Otra de sus labores será la de ejecutar la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el archivo regional de su distrito judicial y el Archivo General de la Nación.
Estos archivos desconcentrados se encontrarán en la sede principal de cada corte superior de justicia y custodiarán los documentos jurisdiccionales y administrativos.
Además, se ubicarán en la sede principal del Poder Judicial, en la ciudad de Lima, y custodiarán los documentos del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, gerencia general, Ocma y áreas administrativas de la Corte Suprema de Justicia, indica la norma.
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