AGN efectúa un riguroso control de los documentos que deben ser preservados en las entidades públicas
En la Semana Internacional de los Archivos se resalta que solo el AGN puede autorizar la eliminación de documentos previa evaluación técnica.
Esta tarea está a cargo de la Dirección de Archivos Intermedios (DAI) del AGN y es una labor necesaria, porque no toda la documentación que se produce en el Estado tiene la misma importancia. Para esta labor se ha establecido un proceso técnico que permite a la DAI un control estricto. La eliminación está a cargo de una empresa que aplica altos estándares medioambientales.
Al respecto, la especialista en archivos, Sasha Aracely Aysanoa Adauto, afirmó que la eliminación de documentos es importante para descongestionar de manera eficiente y eficaz los repositorios de las entidades públicas, y conservar solo la documentación cuya información es de relevancia e interés para la entidad que la genera, la ciudadanía en general y la investigación.
El AGN ha establecido cinco principios para la eliminación de documentos que se detallan en la Directiva N.° 001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del sector público”.
El primero es el principio de legalidad/autorización, que es eliminar el documento cuando haya perdido todo su valor y utilidad administrativa. El segundo es el de irreversibilidad, es decir que luego de la eliminación no sea posible reconstruir el registro.
Tercero es el principio de seguridad y confidencialidad, que consiste en la destrucción de archivos con información de carácter personal o confidencial sin que ello signifique la filtración de esos datos.
El cuarto principio es el de oportunidad, que es eliminar en el tiempo necesario, no antes ni después de lo establecido, salvo que existan motivos para conservarlo por más tiempo. El último es el de actuación documentada, que consiste en registrar todo el proceso de eliminación con inventarios, e informes. De esa manera, se contará con archivos cada vez más valiosos y funcionales.
