La falta de boletas o planillas no basta para negar beneficios laborales, según la Corte Suprema
Vencimiento del plazo para conservar documentos no impide acreditar derechos laborales
Paul Neil Herrera Guerra
Periodista
pherrera@editoraperu.com.pe
La extinción de la obligación legal de conservar documentos laborales no supone una prohibición para la actividad probatoria ni exime al juez de resolver el conflicto con base en las pruebas válidamente incorporadas al proceso.
Así lo estableció la Corte Suprema de Justicia mediante la Casación Laboral N.º 20634-2023 Lambayeque, emitida por la Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria, que declaró infundado el recurso presentado por una entidad empleadora en un proceso ordinario laboral sobre pago de vacaciones y otros beneficios, tramitado bajo la Ley N.º 29497, Nueva Ley Procesal del Trabajo (NLPT).
Con este pronunciamiento, el máximo tribunal delimita un importante criterio para la justicia laboral: el vencimiento del plazo legal para conservar documentos no limita la función jurisdiccional ni impide que el juez valore otros medios de prueba para determinar si las obligaciones laborales fueron cumplidas.
Alcances
La sala recuerda que el ordenamiento jurídico fija un límite temporal a la obligación del empleador de conservar la documentación relacionada con el pago de beneficios laborales.
En ese sentido, el numeral 3.4 del artículo 3 del Decreto Legislativo N.º 1310 y el artículo 21 del Decreto Supremo N.º 001-98-TR disponen que los empleadores deben conservar las planillas de pago, boletas y demás constancias únicamente hasta cinco años después de efectuado el pago.
Sin embargo, la Corte Suprema precisa que el vencimiento de ese plazo no puede interpretarse como una restricción absoluta de la actividad probatoria ni como una liberación del deber del órgano jurisdiccional de resolver la controversia con base en los elementos de convicción incorporados válidamente al expediente.
Valoración de la prueba
El colegiado sostiene que, si el trabajador presenta medios probatorios idóneos, pertinentes y útiles sobre las obligaciones laborales discutidas, estos deben ser valorados conforme a las reglas de la sana crítica, aun cuando el empleador ya no tenga la obligación legal de conservar su documentación por haber transcurrido el plazo quinquenal.
En consecuencia, la inexistencia de planillas, boletas o constancias de pago, una vez vencido dicho plazo, no puede apreciarse automáticamente en perjuicio del trabajador ni generar una presunción de incumplimiento por parte del empleador.
Ello tampoco impide que el juez forme convicción a partir del conjunto de las pruebas aportadas por ambas partes, garantizando el equilibrio entre el principio de legalidad, la finalidad de simplificación administrativa y el derecho fundamental a la tutela jurisdiccional efectiva.
El caso
En el proceso materia de la casación, un trabajador del régimen laboral de la actividad privada demandó el pago de vacaciones no gozadas, indemnización vacacional, intereses legales, costas y costos procesales.
El juzgado declaró fundada en parte la demanda y la decisión fue confirmada por la sala superior. Frente a ello, la entidad empleadora interpuso recurso de casación, argumentando que el vencimiento del plazo de conservación documental la eximía de responsabilidad probatoria.
La Corte Suprema rechazó ese planteamiento al considerar que las normas sobre conservación documental no liberan al empleador de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales cuando ello resulte materia de controversia judicial.
Además, verificó que el demandante había cumplido con su carga probatoria inicial al presentar indicios razonables sobre el incumplimiento del goce íntegro de sus vacaciones. Por estas y otras consideraciones, declaró infundado el recurso de casación.
Marco normativo
El numeral 3.4 del artículo 3 del Decreto Legislativo N.º 1310 autoriza el uso de tecnologías de digitalización para sustituir documentos físicos y firmas manuscritas en materia laboral.
Asimismo, dispone que los empleadores solo están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de obligaciones laborales económicas durante cinco años contados desde la fecha del pago. Esta disposición debe ser observada por las autoridades administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales.
La norma también permite que la información de planillas correspondiente a períodos anteriores a julio de 1999 pueda ser destruida, previa digitalización con valor legal, o entregada físicamente a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).
Criterio jurisprudencial
Para la Corte Suprema, la finalidad del Decreto Legislativo N.º 1310 es simplificar las cargas administrativas y racionalizar la conservación documental.
No obstante, enfatiza que esta regulación no crea una presunción legal de cumplimiento de las obligaciones laborales ni libera al empleador de acreditar, en un proceso judicial, el pago de remuneraciones o el otorgamiento efectivo de los beneficios reclamados por el trabajador.
Interpretar la norma en sentido contrario —advierte el tribunal— supondría atribuirle un alcance que el legislador no previó, debilitando las reglas sobre carga de la prueba en el proceso laboral y afectando el derecho a la tutela jurisdiccional efectiva.
En esa línea, concluye que la simplificación administrativa no puede convertirse en un mecanismo que restrinja la actividad probatoria ni limite la búsqueda de la verdad en los procesos laborales.
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