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Periodista
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En el régimen laboral general de la actividad privada, las vacaciones suman 30 días calendario por cada año completo de servicios, siempre que se haya cumplido el récord correspondiente. Por lo tanto, la obligación principal de la empresa es asegurar que el trabajador disfrute efectivamente de este beneficio dentro del plazo legal.
En determinados regímenes laborales especiales, como el de la micro y pequeña empresa, el periodo puede ser distinto, precisa Oscar Aparicio Irala, del estudio Rodríguez Abogados & Asociados, en declaraciones al Diario Oficial El Peruano.
Acuerdo
La fecha de las popularmente “vacas”, que siempre es clave en estos casos, se debe fijar procurando un acuerdo entre el empleador y trabajador, que considere tanto las necesidades de funcionamiento de la organización como los intereses personales del trabajador, recalca.
El especialista menciona que, si no se llega a buen puerto en este punto, la empresa determinará la oportunidad del descanso, “pero esa decisión debe ser razonable, oportuna y no se puede utilizar como represalia ni como una forma de postergar indefinidamente las vacaciones”.
“Asimismo, la remuneración vacacional tiene que pagarse antes del inicio del descanso y la compañía registrar adecuadamente tanto la fecha de goce como el pago efectuado. En materia vacacional, no basta con realizar el abono económico: debe existir un descanso físico real”, advierte.
Aparicio recuerda que la legislación peruana no establece un plazo obligatorio para elaborar o comunicar un rol anual de vacaciones. Por tanto, indica, no contar con este documento, por sí solo, no configura automáticamente una infracción.
Sin embargo, el especialista recomienda comunicar a cada trabajador la fecha prevista con no menos de 30 días de anticipación. “Este plazo no constituye una exigencia legal, sino una práctica razonable que permite atender observaciones, organizar reemplazos y evitar reprogramaciones de último momento”, resalta.
“Una programación anticipada beneficia tanto a la empresa como al trabajador. La compañía puede asegurar la continuidad de sus operaciones y el trabajador organizar adecuadamente su vida personal y familiar. El principal error es esperar a que el período esté próximo a vencer para recién decidir cuándo se otorgarán las vacaciones”, anota.
Criterios
En esa búsqueda del equilibrio entre las necesidades de funcionamiento de la organización y los intereses de su personal, Aparicio expresa la importancia de considerar criterios objetivos como la estacionalidad del negocio, los períodos de mayor demanda, la carga de trabajo de cada área, la ejecución de proyectos críticos, la disponibilidad de personal de reemplazo y la necesidad de mantener determinados puestos cubiertos.
La aplicación, enfatiza, se efectuará de manera uniforme, transparente y no discriminatoria. “No sería recomendable, por ejemplo, postergar reiteradamente las vacaciones de los mismos trabajadores por considerarlos ‘indispensables’, pues esa decisión puede terminar generando una contingencia para la empresa”, alerta.
“La legislación también ofrece mecanismos de flexibilidad. El descanso puede fraccionarse, adelantarse, acumularse o reducirse parcialmente, pero cada alternativa presenta requisitos específicos y, en general, exige un acuerdo previo y escrito. Debe recordarse que el empleador puede decidir la oportunidad del descanso cuando no existe acuerdo, pero no puede imponer unilateralmente su fraccionamiento”, asevera.
Ojo, a este error se puede sumar otro, como declarar formalmente que el trabajador se encuentra de vacaciones, aunque en la práctica continúe atendiendo correos, llamadas, reuniones o asuntos propios de su puesto. “En esos casos, no existe un verdadero descanso, aun cuando la empresa haya efectuado el pago y registrado las vacaciones en la planilla”, aclara.
“También se observa la postergación reiterada de los descansos por razones operativas, la acumulación de períodos sin acuerdo escrito, el fraccionamiento informal, la reducción de más de 15 días y el pago de la remuneración vacacional después de iniciado el descanso”, subraya.
Aparicio señala que otro problema habitual es la falta de coherencia entre los documentos de la empresa. “Por ejemplo, la boleta puede indicar vacaciones mientras que el registro de asistencia, los correos electrónicos o los accesos a los sistemas demuestran que el trabajador continuó laborando. En la actualidad, la fiscalización no se limita a revisar documentos aislados: se contrasta toda la información disponible para determinar lo que realmente ocurrió”, revela.
Sanciones
Frente a este trabajo de supervisión de las autoridades correspondientes, el abogado laboralista afirma que la sola inexistencia de un rol anual de vacaciones no genera necesariamente una sanción, porque la legislación no obliga expresamente a contar con ese documento.
“La infracción se configura cuando la falta de planificación ocasiona que el trabajador no disfrute de manera íntegra y oportuna su descanso, o cuando no se le paga correctamente la remuneración y los demás conceptos que le corresponden, agrega.
Aparicio manifiesta que no otorgar el descanso vacacional o incumplir las reglas sobre su goce puede ser calificado como una infracción muy grave. “En cambio, el incumplimiento estrictamente económico, como no pagar íntegra y oportunamente la remuneración o los beneficios vacacionales, puede ser sancionado como infracción grave”, refiere.
En estos casos, si se considera que la unidad impositiva tributaria-UIT de 2026 es de 5,500 soles, y se toma como referencia una afectación de más de diez trabajadores, las multas máximas por una infracción muy grave llegan a 3,740 soles para una microempresa, 42,075 soles para una pequeña empresa y 288,915 soles para una empresa no Mype.
Mientras, el letrado detalla que por una infracción grave alcanzan hasta 2,475 soles, 24,750 soles y 143,660 soles, respectivamente. El monto concreto dependerá de la categoría empresarial y del número efectivo de trabajadores afectados, recalca.
“El monto concreto dependerá del tipo de empresa, el número de trabajadores afectados, la calificación de la conducta y las circunstancias del procedimiento. La multa es independiente de los pagos e indemnizaciones que la empresa deba asumir frente al trabajador”, puntualiza.
Buenas prácticas
Para prevenir contingencias, Aparicio recomienda implementar un control individual y actualizado de los períodos vacacionales generados, gozados, adelantados, acumulados y próximos a vencer. “Este control debería contar con alertas automáticas y ser revisado mensualmente por Recursos Humanos”, anota.
“También es aconsejable regular el procedimiento en una política interna o en el Reglamento Interno de Trabajo, estableciendo responsables, plazos de solicitud, criterios de programación, reglas de reprogramación y formatos para los acuerdos especiales”, afirma.
El especialista considera importante capacitar a las jefaturas, pues muchas contingencias se originan cuando un superior posterga el descanso por necesidades del área sin comunicarlo a Recursos Humanos. “Ninguna reprogramación debería efectuarse informalmente ni dejarse exclusivamente a criterio del jefe inmediato”, advierte.
“Conviene efectuar auditorías periódicas que comparen los saldos vacacionales con la planilla, las boletas, la asistencia y los registros digitales. La gestión preventiva debe verificar no solo que las vacaciones hayan sido pagadas, sino también que hayan sido efectivamente disfrutadas”, asevera.
Si el trabajador no disfruta sus vacaciones en el año siguiente a aquel en el que adquirió el derecho, se generará la consecuencia llamada “triple vacacional”, explica Aparicio.
Sin embargo, aclara, no se trata de tres remuneraciones adicionales abonadas en un solo momento: una corresponde al trabajo efectivamente realizado –que normalmente ya se pagó–, otra al descanso adquirido y no gozado, y la tercera es una indemnización por la falta de descanso oportuno.
“Una vez vencido el plazo legal, el otorgamiento tardío de vacaciones no elimina necesariamente la contingencia generada. A ello se puede sumar la sanción administrativa de la Sunafil”, anota.
Recuerda que existe una excepción respecto de la indemnización para gerentes o representantes que en forma voluntaria no hicieron uso de su descanso.