Errores en el registro de asistencia: el costo operativo que muchas empresas aún subestiman
Una marcación omitida o un dato incorrecto no solo genera una incidencia para Recursos Humanos.
Uno de los casos más frecuentes ocurre cuando un trabajador olvida registrar su ingreso. Sin embargo, la ausencia de una marcación no necesariamente significa que haya existido una tardanza o incumplimiento. Antes de aplicar un descuento o registrar una incidencia, es recomendable verificar la información y contrastarla con otros registros disponibles.
“El problema no está únicamente en corregir una marcación. Cuando estas incidencias se multiplican, pueden generar horas de trabajo administrativo, involucrar a distintas áreas y afectar la calidad de la información con la que se planifica la operación”, explica Jorge Delgado, Country Manager de GeoVictoria.
En organizaciones con una alta cantidad de trabajadores, distintas jornadas o personal distribuido en varias sedes, este impacto puede ser mayor. La revisión de registros, solicitudes de regularización y validaciones consume tiempo de los equipos y puede generar reprocesos que terminan afectando otras actividades.
¿Qué pueden hacer las empresas para reducir estos reprocesos? El especialista de GeoVictoria comenta tres aspectos:
1. Verificar la información antes de tomar decisiones. Una marcación omitida no necesariamente representa una tardanza. Contrastar la información antes de realizar descuentos o registrar incumplimientos ayuda a evitar errores y posteriores correcciones.
2. Centralizar la gestión de incidencias. Contar con un sistema para consultar marcaciones, solicitar regularizaciones y validar modificaciones facilita el seguimiento y reduce el tiempo destinado a tareas manuales.
3. Mantener trazabilidad de las modificaciones. Las correcciones deberían permitir identificar qué información fue modificada, cuándo se realizó el cambio y quién lo efectuó. Esto facilita las revisiones internas y permite contar con registros respaldados ante una eventual fiscalización.
La gestión adecuada de estos registros también tiene una dimensión laboral. La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) considera las obligaciones relacionadas con la jornada laboral y el registro de asistencia dentro de las materias sujetas a fiscalización. Mantener información correcta, actualizada y trazable permite a las empresas respaldar sus registros ante una eventual revisión y reducir el riesgo de inconsistencias.
Además del cumplimiento, el desafío está en evitar que una incidencia puntual termine afectando la operación. Información incompleta o desactualizada puede dificultar la planificación de turnos, la distribución de personal y la revisión de horas trabajadas. “Una gestión de asistencia eficiente no solo permite ordenar el trabajo de Recursos Humanos. También entrega información confiable para planificar recursos, reducir reprocesos y tomar mejores decisiones sobre la operación”, concluye Delgado.
