Democratización de servicios

Si el procedimiento administrativo se sustenta fundamentalmente en medidas para la optimización de servicios en las entidades públicas del Estado, haciendo que este sea accesible a todos en todo el territorio nacional, entonces es importante analizar el acceso a los servicios que brinda el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (en adelante, el Ministerio), respecto de los procedimientos a cargo de la Dirección de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (en adelante, DCMA). Si bien es cierto se han hecho esfuerzos para implementar gradualmente la obligatoriedad de la conciliación por regiones, lo que está pendiente de implementar es brindar las facilidades de acceso a los administrados a los servicios del ministerio, mediante unidades de recepción descentralizadas.

Unidades de recepción

Más de dos tercios de operadores del sistema conciliatorio autorizados actualmente residen o tienen sede en el interior del país; ello los lleva a enfrentar permanentemente la difícil tarea de acceder a la única mesa de partes del ministerio, ubicada en Lima, específicamente en Miraflores.

Para tener claro de cuántos procedimientos y servicios se encuentran regulados y están a cargo de la DCMA, nos remitimos a su texto único de procedimientos administrativos (TUPA) vigente, en el que se advierte que la DCMA tiene a su cargo la atención de 17 procedimientos, además de 9 servicios.

Si bien es cierto que el administrado residente en una provincia distinta de Lima tiene como opción presentar sus escritos mediante correo certificado, de acuerdo con lo establecido por el artículo 129 del TUO de la Ley, más allá de ello y en cumplimiento fiel de la protección del interés general y en garantía de los derechos e intereses de los administrados, se encuentra la obligación de la administración de brindar las facilidades y condiciones para ellos en todo el país, a fin de evitar trato diferenciado o desigual por el lugar de residencia.

Pero el TUO de la Ley (en su artículo 121) habilita para el administrado, además, la posibilidad de presentar escritos en los órganos desconcentrados de la misma entidad, o en oficinas de las autoridades políticas del Ministerio del Interior ubicadas en el lugar donde reside el administrado, esto es, a prefectos, subprefectos en provincias, gobernadores en distritos, tenientes gobernadores en pueblos, caseríos y centros poblados menores.

Esta última opción resulta difícil implementarla, y no tendríamos por qué acudir a ella si el ministerio no contase con órganos u oficinas desconcentradas en cada región del país. Estas son las direcciones distritales de defensa pública y acceso a la justicia, dentro de las cuales funciona un centro de conciliación gratuito, entidad a la que correspondería, por ser el área especializada en conciliación, ser designada como órgano u oficina de recepción, a fin de facilitar el acceso a los administrados del sistema conciliatorio a los servicios del ministerio desde cualquier rincón de país.

El servicio de fedatario

Del mismo modo, resulta necesario implementar el servicio de fedatarios en el territorio nacional, específicamente para los procedimientos a cargo de la DCMA, lo que permitiría presentar escritos o solicitudes adjuntando las copias certificadas que la administración requiera, sin generar gastos adicionales a los administrados en notarías, ya que hasta ahora es la única forma de remitir escritos desde las provincias distintas de Lima.

Solo considero pertinente hacer dos precisiones respecto de este servicio, una es que deben evaluarse las situaciones que impedirían que sea brindado por el conciliador del centro de conciliación gratuito del ministerio. El conciliador no podría ser fedatario si interviene directamente en trámites posteriores a la recepción del expediente, situación que ocurriría en los procedimientos de autorización de funcionamiento de centro de conciliación y autorización de funcionamiento de centro de formación de conciliadores, ya que el conciliador del ministerio es el que se encarga de llevar a cabo las inspecciones oculares de las instalaciones propuestas por el administrado dentro de los procedimientos de autorización.

La segunda situación por considerar es que el conciliador es encomendado con cierta regularidad en comisiones de servicio fuera de su centro de labores, sea para llevar a cabo inspecciones oculares o supervisiones, lo que impediría brindar el servicio de autenticación de copias permanentemente.

De esta manera, en caso de que sea necesario requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibición del original presentado para la autenticación por el fedatario, esta se concretaría en menos tiempo y sin obligar al administrado a trasladar desde su lugar de residencia libros de actas o documentos originales hasta Lima a la sede central del ministerio, único lugar donde hasta hoy se brinda el servicio de certificación de copias en el país.◗